Перейти к содержимому


Фотография

Тренинг по деловой переписке


  • Авторизуйтесь для ответа в теме
Сообщений в теме: 13

#1 Ekaterina8

Ekaterina8

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 17 сообщений

Отправлено 01 September 2015 - 06:08 PM

Коллеги, Help, может у кого есть книги, кейсы по основным правилам деловой переписки,
Все рекомендуют книгу Панфиловой, но на нее нет ни одной активной ссылки

#2 Андрей Евстигнеев

Андрей Евстигнеев

    Бывалый

  • Пользователи
  • PipPipPip
  • 160 сообщений

Отправлено 01 September 2015 - 07:38 PM

Посмотрите литературу по основам и особенностям делового этикета. Обычно в этих книгах есть раздел- деловая переписка, общепринятые стандарты.

#3 Андрей Евстигнеев

Андрей Евстигнеев

    Бывалый

  • Пользователи
  • PipPipPip
  • 160 сообщений

Отправлено 01 September 2015 - 07:41 PM

100 золотых правил деловой email-переписки:


Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле — при переписке это придаст вашему обращению официальности.

Ширина корпоративного шаблона должна находиться в пределах 500-650 пикселей.

Всегда имейте в виду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве — оптимизируйте свой корпоративный шаблон по соответствующим требованиям.

Официальные электронные письма не должны быть «креативными.

Поработайте над своим корпоративным email-адресом — никаких ”kisonka”, ”bomberman” и прочих прозвищ.

Наиболее оптимальная форма адреса — namesurname@companyname.com.

Почтовые адреса, начинающиеся с info@, ad@, office@, reklama@, inbox@ и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
Всегда заполняйте «тему письма».
Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
Цель и предмет вашего письма уже должны просматриваться при изучении «темы письма».
Не используйте темы письма с одним словом («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.).

Всегда заполняйте предзаголовок (preaheader).
Официальное письмо (бланк, подпись, печать) можно отправить в сканированном виде с корпоративного почтового ящика.
Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного — соблюдайте «статусность» общения.
Подбирайте хорошо читабельный шрифт (для электронных писем оптимальный вариант — 14 кегль), избегайте фрагментов текста в мелком шрифте — при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.

В современной практике официальной email-переписки допускается использование неполных имен, например «Здравствуйте, Юля!» вместо «Здравствуйте, Юлия!». Также можно отходить от использования отчества при обращении.
Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
Если получателей несколько — обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «господа», «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д.
Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
Неформальное общение оставьте для личной переписки.
Не лишним в начале письма будет упомянуть, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с получателем.
Легкий комплимент в начале email-письма — сильный ход.
Если получатель просил вас написать ему письмо — так и сообщите в самом начале.
Отвечая на письмо, используйте опцию «Ответить», чтобы в теме письма появилась приставка «Re:» и сохранилась история переписки.
Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей — используйте «вы».
Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например: «Сергей, спасибо за Ваше письмо».
Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
Если информация в вашем письме представляет особую важность — пометьте его специальным «флажком».

Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.
Электронное письмо должно быть по объему в два раза короче, чем такое же, написанное на бумаге.
Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
Классическая структура официального e-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.

Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — пустую строку.
Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
Выравнивайте свой корпоративный шаблон по центру экрана.
Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
Не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте письмо смайликами.
В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
Будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами — читатель должен их понимать.
Email-письмо — показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить — запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом — только не злоупотребляйте.
Не выделяйте слова подчеркиванием — читатель их может перепутать со ссылкой.
В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность — используйте действительный залог (активный).
При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя — это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию — потому что ваш текст может случайно оказаться в руках «не того человека».

В email-письмах принято использовать три варианта изложения— от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон — письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами.
Не превращайте письмо в «Мурзилку», не нужно баловаться цветными шрифтами.

Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т.д.).
Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо — лучше разбейте его на две части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
В конце письма (а именно в «подписи») указывайте свою контактную информацию — и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей.
Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз «С уважением» или «С искренними пожеланиями»; варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке недопустимы.
Добавление в подпись своей фотографии говорит о вашей открытости, только подбирайте удачные фотографии, «паспортные шедевры» никого не интересуют.
Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки.
Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
Если к вашему электронному письму имеются приложения — обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
В тексте письма должна быть информация о каждом приложении — краткое и понятное пояснение.
Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.

Если приложение к письму большое по объему — не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
Приложения с расширением .exe (или другие «программные» форматы) по электронной почте отправлять не нужно.
По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
Отвечайте на письма быстро — в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум — в течение дня.
Отвечайте на письма развернуто — это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ «да» или «нет» — в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы — отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов — дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.

Если вы отправились в отпуск — на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии»; при этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: «Простите, забыл сказать…».
Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка — дело личное, а письмо «Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время» говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.

В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией — отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.
И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

Сообщение отредактировал Андрей Евстигнеев: 01 September 2015 - 07:42 PM


#4 Winner

Winner

    У меня прописка!!!!

  • Модераторы
  • PipPipPipPipPipPip
  • 1483 сообщений

Отправлено 02 September 2015 - 11:56 AM

http://knigimoi.ru/i...hp?newsid=14677

это лучше

Сообщение отредактировал Winner: 02 September 2015 - 12:08 PM


#5 Ekaterina8

Ekaterina8

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 17 сообщений

Отправлено 03 September 2015 - 01:53 PM

Коллеги, спасибо Вам, я еще вот, что нашла, может пригодится, кому-нибудь
Это Карепина, сборник упражнений

Прикрепленные файлы



#6 Winner

Winner

    У меня прописка!!!!

  • Модераторы
  • PipPipPipPipPipPip
  • 1483 сообщений

Отправлено 03 September 2015 - 04:16 PM

одинаковые файды, так и должно быть?

#7 Marie

Marie

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 13 сообщений

Отправлено 04 September 2015 - 10:25 AM

Коллеги, Help, может у кого есть книги, кейсы по основным правилам деловой переписки,
Все рекомендуют книгу Панфиловой, но на нее нет ни одной активной ссылки


Привет!
у Саши Карепиной есть ещи блог http://sashakarepina.com/
По мне, это Гуру business writing.

Еще прекрасен Денис Каплунов - http://novayaera.inf...oks/Commerc.pdf (книга тут)
много рекомендаций по "выгодным" глаголам-усилителям, напр., etc etc

и для фанатов еще из западников Рой Питер Кларк "50 приемов письма" (елей на душу филолога :blush2:

Какие именно кейсы нужны?
Конкретизируйте, плз

#8 Marie

Marie

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 13 сообщений

Отправлено 04 September 2015 - 10:29 AM

Коллеги, Help, может у кого есть книги, кейсы по основным правилам деловой переписки,
Все рекомендуют книгу Панфиловой, но на нее нет ни одной активной ссылки


Привет!
у Саши Карепиной есть ещи блог http://sashakarepina.com/
По мне, это Гуру business writing.

Еще прекрасен Денис Каплунов - http://novayaera.inf...oks/Commerc.pdf (книга тут)
много рекомендаций по "выгодным" глаголам-усилителям, напр., etc etc

и для фанатов еще из западников Рой Питер Кларк "50 приемов письма" (елей на душу филолога :blush2:

Какие именно кейсы нужны?
Конкретизируйте, плз

#9 Marie

Marie

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 13 сообщений

Отправлено 04 September 2015 - 10:56 AM

Рой Питер Кларк "50 приемов письма" тут
http://vk.com/doc9224446_277162449

#10 Ekaterina8

Ekaterina8

    Где я?!

  • Пользователи
  • Pip
  • 17 сообщений

Отправлено 06 September 2015 - 12:06 AM

Привет, относительно кейсов, это могут быть письма, и задание найти ошибки, как-то так мне это представляется,
Какие-нибудь элементарные письма, у Карепиной они очень длинные, буквально предложений на 5, мне фантазии не хватает, что это может быть
Клиент сказал, что его сотрудники не могут даже писать друг другу правильно,теряется мысль